Werken met nieuwe systemen blijkt niet altijd even soepel te gaan. Ook bij de implementatie van CRM-systemen is uit de praktijk gebleken dat hier nog veel fouten in gemaakt worden. Het werken via routines is vaak een manier voor werknemers om zichzelf in balans te houden en op schema te blijven in een hectische omgeving. Wat een belangrijke rol is bij het tevreden houden van werknemers. Een verandering doorvoeren in routines gaat daarom niet altijd zonder slag of stoot. Vandaar dat het belangrijk is om een duidelijk plan op te stellen voordat u zich waagt aan een (nieuw) CRM-systeem. Met deze blog willen wij ervoor zorgen dat u zich bewust bent van de meest voorkomende fouten bij de implementatie van CRM.

1. De CRM die u hebt gekocht, past niet in uw workflow

De investering in een CRM-systeem is er één die voor de lange termijn geldt. Stelt u zich voor dat u net een meerjarige deal hebt afgesloten met een CRM-leverancier waardoor u toegang heeft tot veel handige functies, waar u voorheen geen toegang tot had. Na de training aan uw personeel komt u erachter dat het uw personeel juist alleen maar meer tijd kost. Ze zien door alle functies het totaalplaatje niet meer. In plaats van dat u uw team tijd bespaart, heeft u ze opgezadeld met knelpunten die voorheen niet bestonden. Dit komt doordat het systeem ontworpen is rondom een werkproces dat mogelijk verschilt van dat van uw werknemers. De eenvoudigste manier om dit probleem te voorkomen, is natuurlijk om ervoor te zorgen dat u grondig onderzoek doet voordat u een contract sluit met een leverancier. Door CRM-softwareleveranciers en hun verschillende functies zorgvuldig te vergelijken.

2. De koppeling maken met huidige systemen is niet mogelijk met uw nieuwe CRM

Zelfs als het CRM-systeem dat u hebt gekozen volledig in de workflow van uw bedrijf past, is het mogelijk om geconfronteerd te worden met het onvermogen van het systeem om te integreren met een ander programma. Leveranciers kunnen u helpen identificeren wat het probleem is en u in contact brengen met een goede partner die in de afgelopen jaren uw oude systeem in hun CRM-systeem heeft geïntegreerd. Zij kunnen u mogelijk verbinden met een leverancier van een tool die het voor uw team gemakkelijker kan maken om gegevens te implementeren. Ook al heeft uw specifieke CRM-leverancier mogelijk niet de directe oplossing voor uw probleem, zij werken in het algemeen met veel andere bedrijven die u kunnen helpen bij het vinden van de juiste manier om uw zorgen weg te nemen.

3. Werknemers maken geen gebruik van het nieuwe systeem

Nu de workflow en de integraties met oude systemen geregeld zijn kan het nog steeds voorkomen dat het CRM-systeem geen succes is. Dit wordt vaak veroorzaakt door het feit dat uw werknemers niet gebruik maken van de nieuwe software. De slechte gebruikersadoptie is een van de grootste problemen waar bedrijven mee geconfronteerd worden bij de CRM-implementatie van een nieuw systeem. De weerstand van werknemers kan een grote storende factor zijn bij dit proces. Hoe u dit proces kunt vergemakkelijken is door de volgende 4 stappen te volgen:

  1. Lead by example: geef het goede voorbeeld en maak zelf gebruik van de nieuwe software.
  2. Introduceer geleidelijk veranderingen: maak het transitieproces soepel door stap voor stap het nieuwe systeem te introduceren.
  3. Wees duidelijk: zorg ervoor dat nalatigheid gecontroleerd wordt en waar nodig bestraft wordt.
  4. Focus op de algemene voordelen voor het team: maak duidelijk wat de voordelen per afdelingen zijn en wat het uiteindelijke doel is bij het gebruik van een (nieuw) CRM-systeem.

Daarnaast moet u ook de trainingstijd optimaliseren, zodat uw medewerkers langzaam en efficiënt aan het reilen en zeilen van het nieuwe systeem gewend raken. Zo wordt er een nuttige CRM-database onderhouden, die het workflowproces voor afdelingen en teams optimaal maakt binnen uw organisatie.

Wilt u meer informatie of hebt u vragen? Neem dan gerust contact met ons op via een belafspraak.