EFR

Om haar doelstelling te kunnen realiseren wil EFR inzicht hebben in de studie- en carrière gerelateerde activiteiten van haar leden. Op basis daarvan kan namelijk een goede match gemaakt worden met de mogelijkheden die bedrijven bieden.

Een goed integraal klantbeeld is natuurlijk een noodzakelijke randvoorwaarde om deze ambitieuze doelstellingen te kunnen verwezenlijken. Door de jaren heen waren daarom steeds stukjes nieuwe functionaliteit in en naast het bestaande CRM systeem ontwikkeld. Daarnaast waren systemen (bijv: voor webshop, events en emailmarketing en enquêtes en webformulieren) in gebruik genomen die onvoldoende waren geïntegreerd en van het maken van een integraal klantbeeld een complexe aangelegenheid maakten. Kortom: er was behoefte aan een ‘reset’ van de gehele CRM-omgeving en dus een selectie van een nieuw gebruiksvriendelijk CRM systeem dat kon meegroeien met de ambities van EFR.

EFR benaderde CRM excellence om hen te begeleiden bij het oplossen van het vraagstuk. Al snel bleek dat de nuchtere, praktijkgerichte aanpak van CRM excellence goed aansloot bij de Rotterdamse ‘geen woorden maar daden’ mentaliteit. Bovendien kon CRM excellence vanuit haar commercieel en inhoudelijk onafhankelijke positie EFR optimaal adviseren. Om goed te kunnen vaststellen welke zaken ‘echt noodzakelijk’ en welke ‘later pas belangrijk’ waren werd in eerste instantie een grondige analyse van de CRM-omgeving gemaakt.. Vervolgens kon er een schets gemaakt worden van de nieuwe CRM-omgeving en kon CRM excellence een voorstel doen voor een shortlist met leveranciers die goed pasten bij de aard van het vraagstuk en (niet onbelangrijk) de aard van de organisatie.

De CRM-analyse was zo opgezet dat deze meteen gebruikt kon worden in een RFP die aan de leveranciers op de shortlist werd toegezonden. Omdat EFR een duidelijke wens had voor standaard en gebruiksvriendelijke software ‘in the cloud’, stelden we leveranciers voor de uitdaging om in hun eerste presentatie meteen een werkende demo-omgeving te tonen met daarin de ‘must-have’ functionaliteiten.

De analyse zorgde voor het aanscherpen van de CRM visie en creëerde duidelijkheid over wat wel en wat niet mogelijk is binnen grenzen van tijd en budget. Door het opstellen van een scherp omkaderd RFP kon vooraf een goede schifting gemaakt worden van pakketten zodat er met een korte shortlist gewerkt kon worden. Dit minimaliseerde de investering in tijd en kosten. De leveranciers stonden voor de uitdaging om meteen in de eerste kennismaking met een werkende demo te komen, die aansloot op de specifieke wensen van de klant. Het gebruik van dit criterium zorgde ervoor dat alleen de leveranciers die ervaringen hadden met de implementatie van de specifieke functionaliteiten en dus tegen lage kosten konden implementeren, meedongen naar de opdracht. Met uiteraard een groot voordeel voor EFR! Door het strak plannen en aansturen van het selectietraject zijn we er samen in geslaagd om een goed onderbouwde keuze te maken voor een systeem dat uitstekend past bij de functionele wensen van EFR en tegelijkertijd voor een passende implementatiepartner.