HAN university

De HAN maakt al jaren gebruik van Dynamics CRM als centraal CRM–systeem. Dit CRM-systeem kan het proces van de instroom, stageverwerving en uitstroom van studenten optimaal ondersteunen. Ook helpt het systeem goed bij het ondersteunen van relatiebeheer richting partners, het werven van studenten voor deeltijdopleidingen en open opleidingen en het werven van bedrijven voor maatwerkopleidingstrajecten. De implementatie van het CRM–systeem voor de huidige veertien academies is opgezet als een gefaseerd traject. CRM excellence heeft haar ondersteuning in eerdere jaren gestart met het opstellen van het visiedocument en het uitvoeren van een Europese aanbesteding voor het selecteren van een implementatiepartner. Na de afronding van de eerste fase van het implementatietraject is CRM excellence opnieuw benaderd om de verdere implementatie en uitrol van CRM voor de HAN te begeleiden. 

Voor de uitrol is een projectorganisatie ingericht. Deze organisatie bestond uit verschillende partijen: de programmaraad als opdrachtgever, verschillende business en product owners, een projectteam samengesteld uit functioneel en technisch beheerders van de HAN en consultants van Broad Horizon, de implementatiepartner van de HAN. Samen met de projectleider heeft CRM excellence een projectplan met fasering uitgewerkt. Vervolgens zijn de implementaties volgens deze fasering uitgevoerd. Hierbij is gebruik gemaakt van de scrum methodiek. CRM excellence heeft deelgenomen aan en als adviseur opgetreden tijdens de verschillende meetings, die bij de scrummethodiek horen. De inbreng van CRM excellence is tijdens deze meetings vooral gericht geweest op het adviseren bij inrichtingskeuzes van de CRM applicatie en deze in lijn houden met het visiedocument én de werkprocessen van de HAN.   

Het resultaat van deze aanpak: de HAN is goed op weg om CRM voor de gehele organisatie in te zetten als ondersteunende tool. Zo verloopt de werving van studenten voor deeltijdopleidingen en het opvolgproces daarvan via CRM, zijn de stageprocessen voor alle academies door CRM ondersteund en verloopt het werven van cursisten en bedrijven voor maatwerkopleidingen geheel via CRM. Door verschillende integraties en koppelingen mogelijk te maken, zoals de koppeling met het studenteninformatiesysteem en de website, worden werkprocessen nog beter ondersteund.