CRM kiezen: waarde voor de medewerkers  

De investering in een CRM systeem is een intern traject. De CRM software selectie hangt namelijk af van enthousiaste medewerkers die de waarde van de tooling begrijpen en er mee willen werken. Om de meeste waarde uit uw CRM selectie te halen, moet de gebruikersadoptie hoog zijn. 

De juiste keuze van een CRM systeem kan beïnvloed worden door de waarde die het systeem voor de gebruiker heeft als het gaat om plezier in het werk, stress vermindering, verlaging van foutkansen en adoptie door het management. In dit blog bespreken we daarom 5 aspecten waarmee u rekening houdt bij het selecteren van de juiste CRM oplossing voor uw organisatie. 

1. Verschillende CRM functionaliteiten

Iedere afdeling kent eigen werkzaamheden om het klantbeeld in kaart te brengen en interactie met potentiële klanten en leads bij te houden. Daarom is het verstandig om de gebruikers op de werkvloer naar input te vragen over de CRM functionaliteiten, zodat deze aansluiten bij uw bedrijfsprocessen.  

Dit bespaart ook kosten in de aanschaf van uw CRM, omdat u alleen voor de functies betaalt waar u waarde voor uw bedrijf mee weet te behalen. Dit verhoogt ook het enthousiasme voor uw medewerkers. Zij werken immers alleen met de functies die het werk ook écht ondersteunen.  

Een belangrijke functie is een rapportage mogelijkheid, zodat medewerkers niet hoeven overschakelen naar een andere applicatie om rapportages van de data uit te draaien. Deze informatie helpt hen bij de dagelijkse werkzaamheden.

2. CRM demo’s en proefversies

Om er in de praktijk achter te komen welke functionaliteiten uw medewerkers nodig hebben, is het verstandig om één of verschillende CRM systemen te testen middels een proefversie. Veel bedrijven bieden ook demo’s om de functionaliteiten aan te tonen.  

Live CRM demo’s geven u een impressie van de software. Let hierbij op de sterke en zwakke punten, benodigde functionaliteiten en de mogelijkheid om uit te breiden. Op basis hiervan kunt u eenvoudig een keuze maken welk CRM systeem u voldoende waarde biedt en welke tooling niet voldoet aan de gewenste gebruikersadoptie.  

3. Let op integratie en implementatie mogelijkheden

CRM software zal binnen uw organisatie niet op zichzelf staan. U selecteert uw CRM systeem op basis van uw huidige bedrijfsprocessen, om deze te stroomlijnen. Dan wilt u er zeker van zijn dat de applicaties die u reeds gebruikt, eenvoudig te integreren zijn met het CRM systeem.  

Als het onmogelijk is om veelgebruikte applicaties te integreren met de geselecteerde CRM, neemt het gebruiksgemak af en zullen uw medewerkers niet voldoende waarde behalen uit de software. Niet alleen op persoonlijk vlak, maar ook gelet op bijvoorbeeld workflows, marketing automation en sales sequences. 

4. CRM training of CRM partner 

Implementatie en de overgang naar een nieuw systeem is een groot project voor uw medewerkers. Op termijn is een CRM systeem een efficiënte manier om uw klantbeheer in kaart te brengen, waarmee u nieuwe sales deals of cross sell mogelijkheden in beeld hebt. Maar de aanpassing naar het systeem kost even tijd voor medewerkers.  

Daarom is het belangrijk om te kijken naar CRM trainingsmogelijkheden, die u meeneemt in uw keuze voor het justje CRM systeem. Dit heeft twee voordelen: 

• Een CRM oplossing heeft meer waarde als het goed geconfigureerd is 
• Goed opgeleide medewerkers weten hoe ze de functies inzetten om doelen te behalen. Een getrainde medewerker is bovendien een enthousiaste medewerker. 

U kunt ook kiezen voor een CRM partner of CRM coach. Deze partner ondersteunt u met de juiste CRM keuze, als ook tijdens het implementatie project wanneer u vragen heeft over de werking van verschillende migraties en functies. Daarnaast kunt u de CRM partner altijd bereiken, ook na de implementatie, tijdens de periode dat uw medewerkers voor het eerst gebruik maken van het systeem. 

5. Ervaringen van gebruikers

Een eenvoudige maar effectieve manier om te kijken welk CRM systeem uw medewerkers enthousiasmeert, is om gebruikservaringen te lezen. Wat schrijven eindgebruikers over de software? Hoe prettig vinden zij het om met de tooling te werken? En is de volgorde van de handelingen die ze voor een invoering of taak uitvoeren logisch? 

Op deze vragen let u ook tijdens de demo en de proefversie. De gebruikersinterface, gebruikersadoptie en gebruiksvriendelijkheid van de software is een zwaarwegende factor. De CRM keuze is namelijk alleen effectief wanneer het uw processen versnelt, en niet wanneer uw medewerkers blijven werken met inefficiënte handelingen. Maar liefst 86% van de gebruikers geeft aan dat gebruiksgemak de belangrijkste factor is bij de selectie van een CRM systeem. 

Belangrijke vragen op een rij

Een geschikt CRM kiezen is dus een traject waarbij u ook rekening houdt met de waarde die de uiteindelijke selectie voor medewerkers biedt. Daarbij let u op functionaliteiten, demo’s, trainingen en gebruiksinterface. Belangrijke vragen die u daarbij stelt zijn: 

• Is het mogelijk om gebruikers toegang tot het CRM systeem te geven conform eigen wensen als het gaat om tijdstip, actualiteit van data, te gebruiken medium en toegang tot specifieke data? 

• Is het mogelijk om het CRM systeem af te stemmen op de rol van de gebruiker, de onderliggende processen waar de gebruiker zich mee bezighoudt en de persoonlijke voorkeuren? 

• Beschikt het systeem over een gebruiksvriendelijke interface? Past deze werkwijze bij het systeem in gedachten van de gebruiker zonder langdurige training en ondersteuning? 

• Beschikt het CRM systeem over rapportagemogelijkheden die gebruikers ondersteunen in dagelijkse werkzaamheden, zonder naar een andere rapportage tool te moeten schakelen? 

CRM excellence: uw CRM partner  

Het team van CRM excellence heeft meer dan 25 jaar ervaring in CRM en klantrelatiebeheer. Heeft u vragen over hoe u de juiste CRM selecteert op basis van de waarde voor uw medewerkers? Let dan  op een aantal valkuilen. Download ons whitepaper ‘7 aandachtspunten om een verkeerde CRM software selectie te voorkomen’. Zo bent u zeker van een geslaagde CRM aankoop.