De Stadkamer is een nieuwe organisatie die is ontstaan uit drie instellingen: De Bibliotheek Zwolle, het kunstencentrum Muzerie en Kunst&Zo. Het is een innovatieve plek in Zwolle waar iedereenterecht kan voor het opdoen en delen van kennis, het ontmoeten van anderen en het beleven van cultuur. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om te lezen en te lenen, koffie te drinken of te studeren en te werken.
Stadkamer
CRM excellence heeft de Stadkamer geholpen een gedegen CRM selectietraject uit te voeren en de CRM Blauwdruk dusdanig op te stellen dat de uiteindelijke leverancier dit document als basis voor de implementatie kon gebruiken. Randvoorwaarde was de toevoeging van de bestaande ERP leverancier die ook CRM functionaliteit leverden. Uiteindelijk is deze ook gekozen omdat de beschikbare functionaliteit voldoende was om de nieuwe werkwijze na de fusie optimaal te ondersteunen.
Opdracht
Hoe CRM excellence de Stadkamer heeft geholpen de fusie in de praktijk mogelijk te maken door een passende CRM selectie
Project focus
CRM selectie, CRM processen, CRM Blauwdruk
De vraag van Stadkamer
Door de beoogde fusie merkte Stadkamer al in een vroeg stadium dat een nieuwe werkwijze noodzakelijk was waarbij het centraal stellen van de relaties en het delen van informatie over deze relaties uitermate belangrijk was. Omdat er beperkte kennis van een CRM traject binnen de organisatie beschikbaar was en er een passende oplossing geselecteerd moest worden binnen de grenzen van tijd en budget, is de vraag gesteld om het selectietraject op een professionele manier te ondersteunen.
Een belangrijk aandachtspunt hierbij was de behoefte om de verschillende bedrijfsonderdelen te integreren in één CRM systeem. CRM excellence heeft ondersteuning geboden bij het adviseren en begeleiden van de selectie van het CRM pakket.
Onze aanpak
Om tot de eerste selectie van de potentiële leveranciers te komen is een aantal workshops gerealiseerd om de toekomstige processen helder te krijgen. Vervolgens is er op basis van de uitkomst en het eindresultaat van de workshops een Pakket van Eisen opgesteld, inclusief een aantal use cases. Aan een drietal potentiële leveranciers is gevraagd om deze use cases te presenteren zodat Stadkamer een indruk zou krijgen wat er met welk systeem mogelijk is en of aan de behoeften kon worden voldaan. De beoordeling werd aan de hand van een evaluatieformulier gedaan zodat de presentaties van de potentiële leveranciers objectief beoordeeld konden worden. Tijdens de evaluatie van de use cases stonden de componenten functionaliteit, gebruikersgemak en leverancier centraal. Deze zogenaamde Requests for Proposals zijn samen met Stadkamer opgesteld. Vervolgens zijn op basis van de beantwoording van de Requests for Proposals de beslisdocumenten samengesteld en is de keuze voor de CRM leverancier gemaakt.
Het resultaat
Het op een gestructureerde wijze opstellen en evalueren van de wensen en eisen van Stadkamer en het adviseren en ondersteunen bij de selectie van het CRM pakket heeft uiteindelijk geleid tot een goed onderbouwde keuze voor het CRM
systeem. Een CRM systeem dat het beste past bij de drie gefuseerde instellingen, de organisatie en het budget. Waarbij de eis om een goede integratie met de back office te realiseren gedurende het traject een belangrijk onderdeel van het keuzeproces is geweest.
”dit is een tesat uetoet met eenen beeetj etekst iner kan gewoon simpek
henk baksteenCEO
