Een implementatie is computer technisch snel gedaan, maar gebruiker technisch is het proces een stuk langer. Daarom is het van groot belang dat de gebruikersadoptie in goede banen wordt geleid. Om in dit proces geen belangrijke aspecten te vergeten is er een stappenplan die gevolgd kan worden. Deze 5 stappen zijn een richtlijn voor het enthousiasmeren van de werknemers die het zojuist aangekochte CRM systeem moeten gaan gebruiken. Hieronder zijn ze te lezen (in willekeurige volgorde):
1. Zorg ervoor dat het systeem aan uw behoeften kan voldoen.
Wat zijn de tools die u eigenlijk nodig heeft in de organisatie? Het is van belang om te kijken naar visie en doelen van het bedrijf en de middelen die medewerkers nodig hebben. Er zijn verschillende soorten software die geïmplementeerd kunnen worden maar er zal alleen gebruikersadoptie plaatsvinden als de behoeften vervuld kunnen worden.
2. Zorg ervoor dat het team of de werknemers die het systeem moeten gaan gebruiken een goede training krijgen.
Voordat het systeem geïmplementeerd wordt in de bedrijfsvoering is het noodzakelijk om een lijst te maken van alle teams en/of medewerkers die het systeem moeten gaan gebruiken. Zijn het alleen de planners of is uw bedrijf zo groot dat de gehele organisatie betrokken wordt in het werken met het CRM systeem? Als dit duidelijk is moeten al deze werknemers geïnstrueerd worden zodat ze het systeem zo snel mogelijk zelfstandig kunnen gebruiken. De benodigde scholing kunt u zelf geven of door een externe trainer laten doen.
Lees ook:
→ De pschychologie achter de gebruikersadoptie van CRM
3. Zorg ervoor dat met hulp van het systeem iedereen weet wat u wilt vertolken en hoe u gezien wilt worden.
Binnen grote organisaties zijn er veel communicatiestromen waardoor miscommunicatie geen onbekend gegeven is. Binnen een CRM systeem kunnen taken worden verdeeld, deadlines worden gemeld en men kan in elkaars documenten (verder) werken. Door van te voren het CRM systeem zelf in te richten kunt u binnen uw organisatie bepalen wat u wilt laten zien aan uw medewerkers en wat niet.
Binnen een CRM systeem kunnen taken worden verdeeld, deadlines worden gemeld en men kan in elkaars documenten (verder) werken.
4. Zorg ervoor dat de rapportage van het CRM systeem in vergaderingen wordt meegenomen en in de praktijk.
Een bedrijf verandert door de tijd heen, het specialiseert zich of wordt groter en hier moet de software op aangepast worden. Het is daarom van belang om het gebruik van het systeem en de mogelijkheden van de software bespreekbaar te maken en te houden. Mochten er obstakels zijn dan kan dit in een vergadering worden besproken en kunnen er aanpassingen gedaan worden. Zo blijft het systeem up to date in vergelijking met de organisatie en blijven de medewerkers tevreden.
Een bedrijf verandert door de tijd heen, het specialiseert zich of wordt groter en hier moet de software op aangepast worden.
5. Zorg ervoor dat (wanneer nodig) er een externe trainer ondersteuning kan bieden waar de organisatie dat zelf niet kan.
Vaak worden voor het implementeren van het systeem al externe krachten aangenomen. Deze externe werknemers kunnen ook trainingen bieden zodat elke werknemer het gebruik van het CRM systeem onder de knie krijgt. Mochten er problemen zijn dan sluit deze stap vaak aan op stap 4: een externe trainer kan in dit geval zorgen voor het up to date maken van het systeem en deze veranderingen kunnen weer doorgespeeld worden naar de andere werknemers. Zo blijft het gebruik optimaal en zal de werknemer het systeem niet afstoten door ongemakken.
Naast deze 5 stappen zijn er nog meer tips te bieden op het gebied van gebruikersadoptie. Het belangrijkste is dat u en uw medewerkers de handen ineen slaan en samen kijken naar de beste oplossing voor uw bedrijf.
Lees ook:
→ Tips voor een hoge gebruikersadoptie
→ CRM gebruikersadoptie gaat verder dan gebruikersacceptatie
→ Gratis whitepaper: ‘Onbewuste gebruikersadoptie’
